Datum & Zeit: 2025-11-11 15:47:42
Ort: Home Office
Teilnehmer: Martin Wozenilek
Die Beschaffungsprozesse nach UVgO sollen in der Schul-IT effizienter gestaltet werden. Ziele: mehr Transparenz, nachvollziehbare Dokumentation, Nutzung einheitlicher Formulare und Standarddokumente mit klar definiertem Speicherort, eindeutige Tool-Zuordnung je Prozessschritt, verlässliche Kostenindikationen für Schulträger, Vermeidung redundanter Datenspeicherung über Systeme hinweg sowie transparente, nachvollziehbare Dokumentation von Lieferung und Auslieferung inklusive Teillieferungen.
Transparenz erhöhen und Dokumentation der Beschaffungen nachvollziehbar gestalten.
Einheitliche Formulare/Standarddokumente verwenden und eindeutigen Speicherort definieren.
Festlegen, welches Tool in welchem Prozessschritt genutzt wird.
Verlässliche Kostenindikationen für Schulträger erstellen.
Effizienz durch Vermeidung redundanter Informationsspeicherung steigern.
Lieferung und Auslieferung (inkl. Teillieferungen) transparent für alle Beteiligten dokumentieren.
Die KI hat folgende Punkte identifiziert, die in der Besprechung offen blieben oder für die klare Aktionspunkte fehlen; bitte beachten:
Tool-Konsolidierung und Redundanz: Viele Systeme im Einsatz (Ticketsystem, Excel, Filesystem, ENAIO, GLPI, E-Mail, Informa, physische Aktenordner). Es fehlt ein Plan zur Konsolidierung und zur konkreten Reduzierung redundanter Datenspeicherung (z. B. Rechnungen in ENAIO, GLPI und als Ausdruck), um Effizienzgewinne zu realisieren.
Standardisierung von Dokumenten und Vorlagen: Einheitliche Formulare/Standarddokumente sind Ziel, aber Verantwortliche, Zeitplan und exakter Speicherort sind nicht festgelegt.
Verantwortlichkeiten für Prozessoptimierung: Für die Umsetzung der Verbesserungen (z. B. Transparenz, Tool-Nutzung) sind keine konkreten Personen/Teams benannt, die die Leitung und Verantwortung übernehmen.